Huishoudelijke reglementen
Herziene versie 13 maart 2007
Artikel 1
In dit Huishoudelijk Reglement wordt verstaan onder:
De vereniging: Hengelsportvereniging De Rietvoorn, statutair gevestigd aan de Stokhorstweg 4 te Doetinchem.
De Statuten: De statuten van de vereniging, zoals laatstelijk gewijzigd bij notariële akte, de dato 19 april 2007.
Verleden voor notaris te Lindert te Doetinchem.
Het bestuur: Het bestuur van de vereniging.
Lid: een lid van de vereniging.
Jaarvergadering: de Algemene Vergadering van de leden
Verenigingsjaar: van 1 januari t/m 31 december.
Contributie betaling
Artikel 2.
De eenmalige inschrijvingskosten bedragen € 5,00 voor senior en jeugdplusleden, en € 2 voor jeugdleden. Deze moeten gelijk met de eerste contributiebetaling worden voldaan.
De jaarlijkse contributie moet door een de leden bij vooruitbetaling op uiterlijk 31 december, voorafgaande aan het komende verenigingsjaar zijn voldaan.
De betaling kan plaatsvinden:
a. door storting op de bankrekening NL 76 ABNA 0936043954 - BIC: ABNANL2A van de vereniging;
b. door betaling contant aan de penningmeester, of door diens aangewezen vervanger;
c. automatische incasso.
bij het niet voldoen van de betalingsverplichting vóór 1 februari van ieder aankomende boekjaar vervalt het lidmaatschap.
Het bestuur is gerechtigd, indien de financiële positie van de vereniging dit vereist, een voorstel tot wijziging van de contributie- en inschrijvingskosten ter goedkeuring aan de leden voor te leggen.
De contributie bestaat uit 2 onderdelen nl.:
1. De verenigingscontributie;
2. De afdrachten naar Sportvisserij Nederland.
Bij veranderingen in de afdrachten zoals omschreven onder voornoemd punt 2 worden deze automatisch doorberekend in de totale contributie.
Overtredingen
Artikel 3.
De overtredingen als bedoeld in de statuten bestaan uit:
Het niet nakomen van de bepalingen vastgelegd in de Visserijwet en de daarop gebaseerde overheidsvoorschriften en de door de vereniging of een overkoepelende organisatie uitgereikte vergunning of Vispas.
Gevangen vis in verenigingswater o.a. Sportpark Zuid moeten na meting/weging in het zelfde water worden teruggezet.
Het vissen zonder vergunning en/of medewerken aan of gelegenheid geven tot vissen zonder vergunning in de door de vereniging gehuurde viswateren.
Het hinderen, beledigen of bedreigen van controleurs als genoemd verenigingsreglement.
Onbehoorlijk gedrag en/of het plegen van handelingen die in strijd zijn met de belangen van de vereniging.
Gedragsregels
Artikel 4.
Voor het verenigingswater (vijvers op Sportpark Zuid) blijft gelden dat men, afhankelijk van de vergunning, met max. 2 hengels mag vissen indien dit geen belemmering voor medebevissers wordt. Het zgn. wijds vissen is dan ook verboden alleen recht vooruit vissen is toegestaan.
Heb respect voor de natuur. Beschadig geen oeverbeplanting en laat geen afval achter op of rond de visplek, ook al is dit niet van u afkomstig.
Ieder lid heeft het recht zijn of haar visserij te beoefenen, ongeacht de beviste vissoort of vismethode.
Voor eigen viswater is een aparte vergunning met verbodsbepalingen. Eenieder wordt geacht zich te houden aan deze verboden en bepalingen.
Gebruik bij het vissen op karper een deugdelijke "onthaakmat", zodat de vis onbeschadigd kan worden terug gezet in het water waarin hij is gevangen.
Behandel elke vis met respect en raak deze alleen aan met natte handen.
Gebruik alleen visveilige onderlijnmontages en voorkom dat een vis de haak slikt.
Voorkom onnodig leed door voorzichtig te onthaken en een goede hakensteker of tang te gebruiken.
Heb respect voor andere vissers en hun eigendommen, wees tolerant.
Meld calamiteiten bij het bestuur of de politie.
Bestuursbevoegdheid
Artikel 5.
De bestuursbevoegdheid zoals vastgelegd in de Statuten wordt voor wat betreft het aangaan van overeenkomsten aangevuld met het volgende:
Het bestuur is bevoegd alle uitgaven te doen conform de door de ledenvergadering goedgekeurde begroting.
Het bestuur en commissies werken op basis van declaraties (o.a. km-vergoedingen en vergoedingen voor gebruikte materialen, e.e.a. d.m.v. overhandigen van nota´s)
Incidenteel kunnen vergoedingen worden uitgekeerd zoals telefoon etc.
Declaraties mogen nooit meer zijn dan 100 euro, m.u.v. door het bestuur goedgekeurde duurdere activiteiten.
Declaraties dienen per maand te worden ingeleverd en geaccordeert door twee partijen. (diegene die ontvangt en diegene die het bedrag uitkeerd.
Tekenbevoegdheid op het gebied van investeringen/overeenkomsten en/of uitgave voor verenigingsdoeleinden hebben alleen twee dagelijks bestuursleden zoals omschreven in de statuten. Dit kunnen zijn:
Voorzitter en secretaris
Voorzitter en penningmeester
Secretaris en penningmeester.
Voor de bankpassen (2) van de vereniging blijven twee dagelijks bestuursleden verantwoordelijk.
Investeringen boven de €2.500 moeten door de Algemene Vergadering worden goedgekeurd.
Het bestuur komt minimaal 7 keer per jaar, of indien nodig vaker, bijeen voor overleg. Daarnaast zijn er 2 overlegmomenten met de commissies.
Het bestuur nodigt de leden, schriftelijk via de daartoe aanwezige informatie-kanalen, uit op de Algemene Vergadering. De Agendapunten worden vooraf gepubliceerd via de informatiekanalen.
Zittingsduur bestuursleden
In principe is de zittingsduur die men aangaat als bestuurslid 4 jaar. Ieder jaar is er een bestuurslid samen met max. 1 db- lid aftredend. Hiervoor is een rooster aanwezig.
Commissie van Beroep
Artikel 6.
Bij een royement of schorsing kan een lid in beroep gaan bij de Commissie van Beroep.
De commissie van beroep bestaat uit drie leden en een plaatsvervangend lid niet zijnde bestuursleden en gekozen door de ALV. De commissie wijst uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een plaatsvervangend voorzitter aan.
De voorzitter en bij diens afwezigheid de plv. voorzitter draagt er zorg voor dat een voltallige commissie bestaande uit drie personen wordt samengesteld uit de leden, en dat alle leden en het plv lid een exemplaar van het beroepschrift ontvangen . Het beroepschrift moet vergezeld gaan van een bericht op welke datum, tijd en plaats het beroepschrift behandeld zal worden.
De uitslag volgt binnen een termijn van 6 weken.
Om partijdigheid (persoonlijke betrokkenheid) te voorkomen bepaald de commissie in welke samenstelling het beroep zal worden behandelt.
De commissie beslist nadat zij de betrokken aanvrager van het lidmaatschap of het betrokken lid heeft gehoord of nadat de aanvrager resp. lid, na herhaald verzoek , daaraan geen gehoor heeft gegeven. De commissie is verplicht het bestuur te horen. Zij kan inzage vorderen van alle stukken die op de te behandelen zaak betrekking hebben.
De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Elk aan het beroep deelnemend lid of plv.lid heeft 1 stem. De vergadering van de commissie is besloten.
De commissie legt haar uitspraak, met redenen omkleed vast in een geschrift ondertekend door de drie leden die over het onderwerpelijke beroepschrift hebben geoordeeld. De uitspraak wordt binnen 2 weken aangetekend aan de betrokken persoon toegezonden onder gelijktijdige toezending aan het bestuur.
Beheerder kantine
Artikel 7.
Eindverantwoordelijk voor de kantine is het bestuur terwijl voor de uitvoering een beheerder of diens plaatsvervanger de dagelijkse verantwoordelijkheid draagt.
De beheerder zorgt voor een ordentelijk beheer van het clubgebouw zoals :
a. Het exploiteren van het kantinedeel ten behoeve van leden en bezoekers.
b. Het onderhoud binnen het clubgebouw v.w.b. reinigen van de vloer,
ramen, toiletten en keuken.
c. Het bijhouden van de voorraden consumptieartikelen.
d. De geldelijke maandopbrengst moet door de beheerder binnen
5 dagen na het verstrijken van de maand bij een daartoe door het
bestuur aangewezen bank worden gestort en een schriftelijke specificatie
aan de penningmeester worden overhandigd.
e. Alle werkzaamheden te verrichten welke in overleg met het
bestuur afgesproken zijn.
f. De beheerder heeft zich te houden aan de richtlijnen van het bestuur.
Het bestuur vergoedt de gemaakte kosten aan de beheerder.
De beheerder kan zich in zijn werk laten bijstaan door een assistent(e)
en met deze een taakverdeling afspreken. Een assistent(e) behoeft de goedkeuring van het bestuur.
Voorschriften
De volgende voorschriften, vastgelegd in het bestuursbesluit d.d. 27 april 2001, dienen in acht te worden genomen:
- Maximaal 3 zwak-alcoholische dranken per dagdeel of bij een prijsuitreiking toegestaan.
- Zwak-alcoholische drank mag alleen gebruikt worden in de kantine of op het terras
- Alleen de kantinebeheerder (leidinggevende) of diens plaatsvervanger (barvrijwilliger) mogen drank schenken.
- De kantinebeheerder of diens plaatsvervanger dienen het bestuur regelmatig op de hoogte te brengen van storende zaken alsmede adviezen te verstrekken ter verbetering
- Hinder voor de omgeving moet te allen tijde worden vermeden.
- Op zaterdagmorgen wordt er tot 11.15 uur geen zwak-alcoholische dranken geschonken.
- Tijdens jeugdevenementen wordt geen zwak-alcoholische drank geschonken.
- Aan jongeren tot 16 jaar wordt eveneens geen zwak-alcoholische drank geschonken.
- Sterk alcoholische drank wordt niet geschonken
- Kantine bezoek is uitsluitend voor leden of voor deelnemers aan de diverse activiteiten/evenementen.
- De kantine mag alleen gebruikt worden voor verenigingsdoeleinden.
Daarnaast geldt er een rookverbod in de kantine.
Openingstijden kantine
De openingstijden van de kantine worden bepaald door bestuurbesluit waarbij gekeken wordt naar de inzetbaarheid door beheerders. Daarnaast bepalen faktoren als financiële haalbaarheid of gedurende welke periode de kantine is geopend een rol.
Bij grote afwijkingen kan het bestuur een voorstel doen tijdens de Algemene Vergadering.
Jaarlijks worden de openingstijden gemeld via informatiekanalen.
Daarnaast vinden de volgende zaken plaats in de kantine:
Diverse prijsuitreikingen voor zowel junioren als senioren
In de wintermaanden regelmatig een kaartavond
Bestuursvergaderingen
Commissievergaderingen
Jaarvergadering
Jeugdbingo
Inschrijvingen
Sportuitwisseling
Diverse activiteiten door de vereniging georganiseerd
Overige werkzaamheden zoals onderhoud terrein en gebouwen
Spelregels kantine
1. Eenieder dient de instruktie(s) van de leidinggevende/barvrijwilligers op te volgen
2. In de kantine worden geen honden toegelaten
Bepalingen Kantine
Het moge duidelijk zijn dat de kantinebeheerder of zijn vervanger geen aanspreekpunt zijn voor klachten die betrekking hebben op bestuursbesluiten.
De in- en verkoop(prijs) voor de kantine wordt bepaald door bestuursbesluit.
De leidinggevende(n) en/of de bardienstvrijwilliger dienen het bestuur maandelijks op de hoogte te houden van de actuele stand van zaken.
Bij calamiteiten dient in ieder geval het D.B. direct op de hoogte te worden gesteld
Verbeterpunten t.a.v. milieu-, veiligheid etc. dienen te worden voorgelegd aan het bestuur.
Indien een kantine-bezoeker zich niet houdt aan de voorschriften en regels kan hierop een schorsing door het bestuur volgen.
In de kantine hangt een lijst met de namen van de beheerder of diens vervanger.
Controle terrein en gebouwen
In onderling overleg tussen verantwoordelijke Kantine en verantwoordelijke Botenligplaats zal er controle plaatsvinden op het terrein.
Vooraf aan hun dienst worden het terrein en de gebouwen nauwkeurig gecontroleerd.
Na hun dienst controleren zij het clubgebouw, het toilet en de toegangspoort.
Bij calamiteiten direct politie/db-lid waarschuwen.
Commissie botenligplaats
Artikel 8
De door het bestuur aangewezen verantwoordelijke zorgt voor:
a. Het tijdig onderhouden van de gebouwen en terrein.
b. Het regelen van onderhoud aan de hefinstallatie en de brandblussers.
c. Het bijhouden van controles t.b.v. arbowet.
d. Het bijhouden van de wachtlijst botenhouders en de mede-eigenarenlijst.
e. Het samen met een d.b. lid zorgen voor actualisering van het sleutelplan.
f. Het in- en uitlaten van de boten.
g. Onderhoud machines en gereedschap.
h. Toezicht op de ligplaats en het steiger.
i. Verbeterpunten t.a.v. botenligplaats voorstellen aan het bestuur.
Wedstrijdcommissie
Artikel 9.
De wedstrijdcommissie bestaat uit tenminste drie leden. Zij wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan.
De wedstrijdcommissie heeft als taak op verzoek van het bestuur wedstrijden te organiseren. De bijzonderheden van een wedstrijd, waaronder het bepalen van datum, plaats en uur worden vastgesteld in overleg met het bestuur.
De commissie kan een wedstrijdreglement opstellen en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur. Het wedstrijdreglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met landelijke of federatieve wedstrijdreglementen.
De commissie stelt een programma samen in onderling overleg en legt dit samen met de begroting voor aan het bestuur. Voor het doen van uitgaven, buiten het door bestuur toegekende budget is vooraf goedkeuring vereist van het bestuur.
Achteraf legt de commissie verantwoording af aan het bestuur middels de nota´s van de uitgaven en de eventueel uit te keren km-vergoedingen.
De commissie heeft recht op 1 sleutel die toegang geeft tot het clubgebouw en de opslagruimten.
De commissie vergadert zo dikwijls zij dit nodig acht. De commissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.
Jeugdcommissie
Artikel 10
De jeugdcommissie bestaat uit tenminste drie leden. Zij wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan. Doelstelling van de jeugdcommissie is te trachten zoveel mogelijk jeugd te betrekken bij de club.
Daarnaast heeft de jeugdcommissie als taak op verzoek van het bestuur evenementen te organiseren zowel educatief alsook viswedstrijden en andere gezelligheidsevenementen te organiseren. De bijzonderheden van de evenementen zoals het bepalen van datum, plaats en uur worden vastgesteld in overleg met het bestuur.
De commissie kan een wedstrijdreglement opstellen en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur. Het wedstrijdreglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met landelijke of federatieve wedstrijdreglementen.
De commissie stelt een programma samen in onderling overleg en legt dit samen met de begroting voor aan het bestuur. Voor het doen van uitgaven, buiten het door bestuur toegekende budget is vooraf goedkeuring vereist van het bestuur.
Achteraf legt de commissie verantwoording af aan het bestuur middels de nota´s van de uitgaven en de eventueel uit te keren km-vergoedingen.
De commissie heeft recht op 1 sleutel die toegang geeft tot het clubgebouw en opslagruimten.
De commissie vergadert zo dikwijls zij dit nodig acht. De commissie kan zich laten bijstaan door deskundigen.
Activiteitencommissie
Artikel 11
De activiteitencommissie, meestal een Ad-hoc commissie, bestaat uit een aantal leden die zorg dragen voor activiteiten zoals voorlichting, gezelligheidsevenementen o.a. het kaarten, Open dag, feestavond, vrijwilligersdag/avond e.d.
De commissie legt alle evenementen/plannen ter goedkeuring voor aan het bestuur.
Andere Commissies
Artikel 12
Voor alle commissies geldt dat men actief meedenkt over het aantrekkelijker maken van de vereniging naar buiten toe. Vooral zaken die de moderne visserij biedt dienen uitdrukkelijk onder de aandacht te blijven en waar nodig middels voorlichting op ingegaan kan worden.
Iedere commissie wordt geacht jaarlijks tweemaal deel te nemen in het commissie-overleg met het bestuur.
Kascommissie
De kascommissie bestaat uit tenminste twee personen en een reserve-lid. Zij mogen geen deel uitmaken van het bestuur. Op uitnodiging van de penningmeester komen zij ten minste een maand vóór de Algemene Vergadering bijeen om de financiële gegevens te controleren.
Hiervan geven zij mondeling en schriftelijk uitslag tijdens de Algemene Vergadering.
Ieder jaar wordt ten minste één lid uit de commissie vervangen.
Nieuwe leden worden gekozen door de Algemene Vergadering.
Informatie-voorzieningen
De actuele stand van informatie-voorziening is de volgende:
De website die onder verantwoording valt van het bestuur. Als beheerder kan het bestuur iemand uit de leden verzoeken dit uit te voeren.
Het andere kanaal is het clubblad dat tevens valt onder de directe verantwoording van het bestuur. Jaarlijks zal bekeken worden of het clubblad in deze vorm kan blijven bestaan of dat we een andere vorm moeten bedenken. Overwegingen van hoog oplopende kosten w.o. porto-kosten etc. dienen jaarlijks afgewogen te worden t.o.v. andere middelen.
Daar waar dit reglement niet in voorziet beslist het bestuur.
Mei 2007,
Penningmeester: H.A.G.M. Weeber
Secretaris: G.T.M. Grob
Voorzitter; H.A. van Aalst